Przykład dokumentacji przekazania
Tak wygląda komplet, który zostaje u klienta po naszej pracy: dla typowej strony firmowej na WordPressie, na hostingu współdzielonym. Nazwy, adresy i liczby są przykładowe, układ i zakres są prawdziwe. Całość żyje w repozytorium klienta jako Markdown i konfiguracja zapisana jako kod; hasła i klucze nigdy w repozytorium, tylko w menedżerze haseł klienta.
Pierwsza rozmowa jest bezpłatna: 30 minut online, bez przygotowań i bez zobowiązań.
Co zawiera przekazanie
- Karta serwisu: co to jest, na czym działa, kto za co odpowiada i ile kosztuje.
- Rejestr dostępów: kto ma dostęp do czego, jak i kiedy jest przeglądany.
- Kopie zapasowe i odtwarzanie: co, jak często, gdzie, i procedura odtworzenia sprawdzona w teście.
- Procedury awaryjne: objawy, kroki, eskalacja, kontakty.
- Aktualizacje i zmiany: rytm, środowisko testowe, dziennik zmian.
- Monitoring: co jest sprawdzane, kto dostaje alerty.
- Lista kontrolna odbioru: co musi być spełnione, żebyśmy uznali przekazanie za zakończone.
1. Karta serwisu
| Pole | Wartość (przykład) |
|---|---|
| Serwis | Strona firmowa example.pl |
| Platforma | WordPress 6.x, PHP 8.3, MariaDB 10.11; motyw własny, 11 wtyczek (lista w plugins.md) |
| Hosting | Hosting współdzielony, konto example-prod, serwer s12.hosting.example, PHP i baza w panelu dostawcy |
| Domeny i DNS | example.pl, www.example.pl; rejestrator: dostawca A, odnowienie 14.03.2027; DNS: Cloudflare, strefa example.pl |
| Certyfikat | Let’s Encrypt, odnawiany automatycznie; kontrola monitoringu 30 dni przed wygaśnięciem |
| Poczta | Google Workspace; rekordy MX, SPF, DKIM i DMARC w DNS (eksport w dns/example.pl.zone) |
| Formularze | Formularz kontaktowy i rekrutacyjny, wysyłka przez SMTP dostawcy poczty na kontakt@example.pl, kopia do CRM |
| Integracje | Statystyki odwiedzin (własne, bez ciasteczek), newsletter, mapa dojazdu, CRM |
| Właściciel biznesowy | Imię i nazwisko, rola, kontakt |
| Właściciel techniczny | Imię i nazwisko po stronie klienta; Kol.ski w zakresie umowy utrzymaniowej |
| Koszty miesięczne | Hosting 49 zł, domena 8 zł, 2 wtyczki premium 35 zł, kopie poza hostingiem 6 zł |
2. Rejestr dostępów
Dostęp zawsze imienny, z weryfikacją dwuetapową tam, gdzie dostawca ją oferuje. Konta współdzielone zlikwidowane w dniu przekazania. Lista przeglądana co kwartał i w dniu zakończenia każdej współpracy.
| Zasób | Kto | Rodzaj dostępu | Gdzie przechowywany | Ostatni przegląd |
|---|---|---|---|---|
| Panel hostingu | Właściciel techniczny, dyżur Kol.ski | Konta imienne, 2FA | Menedżer haseł klienta | 2026-10-01 |
| SFTP i SSH | Dyżur Kol.ski | Klucze imienne, bez haseł | Klucze u właścicieli, publiczne w access/keys.md | 2026-10-01 |
| Baza danych | Aplikacja; konto administracyjne | Konto aplikacji tylko do własnej bazy | wp-config.php na serwerze; menedżer haseł | 2026-10-01 |
| WordPress | 2 administratorów, 3 redaktorów | Role WordPress, 2FA dla administratorów | Menedżer haseł klienta | 2026-10-01 |
| Rejestrator domeny | Tylko właściciel biznesowy | Konto właściciela, 2FA | Menedżer haseł klienta | 2026-10-01 |
| DNS | Właściciel techniczny, dyżur Kol.ski | Role: edycja strefy, bez dostępu do rozliczeń | Menedżer haseł klienta | 2026-10-01 |
| Repozytorium | Właściciel techniczny, Kol.ski | Konta imienne, klucze SSH | Dostawca repozytorium klienta | 2026-10-01 |
| Odebrane | Poprzednia agencja: 4 konta, 1 klucz SSH, 1 konto FTP | Usunięte 2026-09-15 | Potwierdzenie w access/log.md | – |
3. Kopie zapasowe i odtwarzanie
Co i jak często
Baza danych codziennie, pliki wp-content codziennie przyrostowo, pełna kopia raz w tygodniu, kopia konfiguracji (wp-config.php, .htaccess, eksport strefy DNS) po każdej zmianie. Retencja: 30 kopii dziennych i 12 miesięcznych.
Gdzie
Poza hostingiem, w magazynie obiektowym na koncie klienta, szyfrowane. Druga kopia u dostawcy hostingu, traktowana jako dodatkowa, nie jedyna. Kopia na tym samym serwerze co strona nie jest kopią.
Cele
Dopuszczalna utrata danych (RPO): 24 godziny. Czas odtworzenia (RTO): 1 godzina, potwierdzony testem. Ostatni test odtworzenia: 2026-10-07, na środowisku testowym, 25 minut, wynik w backups/restore-tests.md.
Procedura odtworzenia
- Zablokuj zmiany: tryb konserwacji na produkcji, informacja do właściciela biznesowego.
- Pobierz kopię z magazynu obiektowego (najnowszą lub wskazaną) i sprawdź sumy kontrolne.
- Odtwórz bazę do nowej bazy, pliki do katalogu tymczasowego, porównaj z produkcją.
- Podmień katalog i wskaż nową bazę w
wp-config.php; wyczyść pamięć podręczną. - Przejdź listę kontrolną z sekcji 5: strona główna, podstrony, logowanie, formularz, poczta, certyfikat.
- Wpisz do
backups/restore-tests.md: data, kopia, czas, kto, wynik. Zdejmij tryb konserwacji.
4. Procedury awaryjne
Każda procedura ma objawy, kroki i eskalację. Awaria krytyczna to strona niedostępna, włamanie albo wyciek danych; zgłaszana telefonicznie, całodobowo, z reakcją do 15 minut. Pozostałe zgłoszenia: mail lub formularz w godzinach 8–20, reakcja do godziny.
Strona nie odpowiada
Sprawdź status hostingu i monitoring: czy to serwer, DNS czy certyfikat. Serwer: zgłoszenie do dostawcy z numerem konta, w międzyczasie strona zastępcza z pamięci podręcznej. DNS lub certyfikat: procedura niżej. Brak przyczyny po 30 minutach: odtworzenie z kopii na zapasowym hostingu.
Włamanie albo podejrzana zmiana
Odetnij: zmiana haseł administracyjnych, wylogowanie wszystkich sesji, tryb konserwacji. Zabezpiecz: kopia obecnego stanu do analizy, nie nadpisuj nią kopii regularnych. Odtwórz z ostatniej czystej kopii, zaktualizuj wszystko, porównaj pliki z repozytorium. Powiadom właściciela biznesowego; przy danych osobowych ocena zgłoszenia do UODO w ciągu 72 godzin.
Wygasający certyfikat lub domena
Monitoring alarmuje 30 dni wcześniej. Certyfikat: wymuszenie odnowienia w panelu hostingu, sprawdzenie łańcucha. Domena: odnowienie przez właściciela biznesowego u rejestratora, kontakt w karcie serwisu; po wygaśnięciu okres karencji dostawcy, nie czekaj na niego.
Formularze nie dochodzą
Wyślij testowe zgłoszenie, sprawdź dziennik wysyłki wtyczki i skrzynkę SMTP. Najczęściej: zmieniony rekord SPF lub DKIM, wygasłe hasło aplikacji, limit dostawcy poczty. Do czasu naprawy przekieruj formularz na zapasową skrzynkę i poinformuj właściciela biznesowego o luce w zgłoszeniach.
Błąd po aktualizacji
Każda aktualizacja ma kopię sprzed. Cofnij wtyczkę lub motyw do poprzedniej wersji z kopii, wyłącz pamięć podręczną, sprawdź listę kontrolną. Zgłoś błąd autorowi wtyczki, zapisz w dzienniku zmian, aktualizację powtórz po poprawce na środowisku testowym.
Kontakty i eskalacja
| Kiedy | Kto | Jak |
|---|---|---|
| Awaria krytyczna | Dyżur Kol.ski | Telefon, całodobowo; reakcja do 15 minut |
| Pozostałe zgłoszenia | Kol.ski | Mail lub formularz, 8–20; reakcja do godziny |
| Problem po stronie serwera | Dostawca hostingu | Panel pomocy, numer konta example-prod; SLA dostawcy 4 godziny |
| Domena | Rejestrator | Konto właściciela biznesowego |
| Decyzje biznesowe, komunikacja do klientów | Właściciel biznesowy | Telefon z karty serwisu |
5. Aktualizacje i zmiany
- Rdzeń WordPressa, wtyczki i motyw: przegląd co tydzień, aktualizacje najpierw na środowisku testowym (kopia produkcji z dnia), potem na produkcji w oknie, z kopią sprzed.
- Aktualizacje bezpieczeństwa: w ciągu 24 godzin od publikacji, poza rytmem tygodniowym.
- Każda wtyczka ma w
plugins.mdpowód, dla którego jest, i osobę, która za nią odpowiada. Wtyczki bez powodu zostały usunięte przy przekazaniu: 7 z 18. - Dziennik zmian
changelog.md: data, co, kto, wynik, jak cofnąć. Bez wpisu nie ma zmiany. - Lista kontrolna po każdej zmianie: strona główna, 3 podstrony wskazane przez klienta, logowanie, formularz z potwierdzeniem, poczta, certyfikat, czas odpowiedzi.
6. Monitoring
| Co | Jak często | Alert do |
|---|---|---|
| Dostępność strony z dwóch lokalizacji | Co minutę | Dyżur Kol.ski; po 5 minutach także właściciel techniczny |
| Certyfikat i ważność domeny | Codziennie | Dyżur Kol.ski 30, 14 i 7 dni przed wygaśnięciem |
| Zmiany plików rdzenia i wtyczek poza aktualizacją | Codziennie | Dyżur Kol.ski |
| Logowania administracyjne z nowych lokalizacji | Na bieżąco | Dyżur Kol.ski i właściciel techniczny |
| Wykonanie kopii i jej rozmiar | Codziennie | Dyżur Kol.ski, gdy kopia się nie wykonała lub odbiega rozmiarem |
| Dostarczalność formularza | Co tydzień, zgłoszenie testowe | Dyżur Kol.ski |
7. Lista kontrolna odbioru
- Wszystkie dostępy odzyskane, imienne, z 2FA; konta poprzedniego wykonawcy usunięte i potwierdzone.
- Kopia wykonana poza hostingiem i odtworzona na środowisku testowym; czas odtworzenia zapisany.
- Monitoring działa, alert testowy dotarł do dyżuru i właściciela technicznego.
- Dokumentacja w repozytorium klienta, sekrety w menedżerze haseł klienta, nic w repozytorium.
- Procedury awaryjne przećwiczone z osobą po stronie klienta: jedno odtworzenie, jedno cofnięcie aktualizacji.
- Koszty miesięczne i daty odnowień znane właścicielowi biznesowemu.
- Data następnego przeglądu dostępów i testu odtworzenia wpisana do kalendarza.
Przekazanie Twojej strony
Napisz, na czym stoi Twoja strona i czego w tym komplecie brakuje: dostępów, kopii, procedur, dokumentacji. Zaproponujemy termin.
Pierwsza rozmowa jest bezpłatna: 30 minut online, bez przygotowań i bez zobowiązań.